Vamos registrar de forma prática seis passos importantes para ter sucesso com seu Sistema de Gestão de Fazenda. Para quem está iniciando o controle de uma fazenda por meio de um software de gestão de fazendas, é comum ter algumas indagações, como: Por onde devo começar o controle da minha fazenda? O que preciso lançar sobre meu rebanho? Qual informação deve ser lançada primeiro? Entre outras questões.

Para começar, só o fato de você estar interessado em investir ou mesmo pesquisar sobre melhores métodos de gerenciar sua fazenda já demonstra que: “A força está com você!!” (By Jornada nas Estrelas)

Então, indo direto ao ponto! Aqui estão os 6 Passos para ter sucesso com seu sistema de gestão de fazenda.

Dica 1: Liberte sua mente

A mudança de pensamento é o primeiro passo importante para evoluir a gestão do seu rebanho. Muitas vezes, o gestor quer avançar, mas a mente está presa a pensamentos do tipo:

• “Eu controlo minha fazenda dessa forma a vida toda e sempre funcionou!”
• “O fluxo de trabalho aqui na fazenda é muito alto, por isso não consigo organizar tudo em um software de gestão de fazenda!”
• “O encarregado na fazenda não sabe dizer o que aconteceu de forma precisa, por isso está meio desorganizado.”

Enquanto sua mente não se libertar desses pensamentos, não há ferramenta que elevará sua gestão para outro patamar. O pensamento do gestor deve focar na questão: O que eu preciso fazer para ter sucesso com meu software de gestão de fazenda?

Dica 2: Defina COMO será registrada a informação

O segundo passo é estabelecer como as informações serão registradas. Elas podem ser feitas em um caderno, fichas, no Excel ou diretamente no seu software de gestão de fazendas.

Você pode mesclar as formas de registro de acordo com a realidade da fazenda. Por exemplo: Se o colaborador não tem o interesse, conhecimento ou habilidade necessária para usar o sistema, pode-se fazer o seguinte:

• No dia que você estiver na fazenda, faça os lançamentos diretamente no sistema.
• Quando não estiver presente, utilize fichas pré-formatadas ou anote tudo em um caderno, mas o importante é registrar tudo.

Dica 3: Definir QUEM será o responsável

Vamos refletir um pouco. Você contrataria um soldador que não sabe soldar? Ou um tratorista que não sabe operar um trator? – Reflita...

A maioria dos pecuaristas responderia não! E quem cogitar responder sim, deve estar ciente de que terá que oferecer treinamento para alcançar bons resultados.

Para gerenciar sua fazenda por meio de um software de gestão, não é diferente. Precisamos de pessoas com conhecimento em pecuária e habilidades mínimas para operar um computador. Portanto, a escolha de QUEM vai lançar as informações é vital para o sucesso do projeto com um software de gestão. Deixar essa tarefa nas mãos de alguém sem competência resultará em lançamentos incompletos, comprometendo a informação final.

Dica 4: Definir O QUE será anotado

É importante definir o que será registrado de acordo com a prioridade do negócio. Você não conseguirá anotar todas as informações da noite para o dia; é um processo que demanda tempo e dedicação. Defina quais informações são mais relevantes para o gerenciamento da propriedade.

Por exemplo, para o controle reprodutivo do rebanho, algumas informações são mais relevantes, como lançar as fêmeas (com o máximo de informações possíveis: Número, nascimento, raça, etc.) e seu histórico reprodutivo (Cobertura; Diagnóstico; Partos). Comece sempre pela informação mais recente para a mais antiga.

Com essas informações, você pode gerar relatórios para verificar quantas fêmeas há; sua condição em relação ao número de partos (nulíparas, primípara, secundípara e multíparas); se estão vazias ou prenhas; se têm coberturas ou diagnósticos pendentes, etc.

Dica 5: Faça por etapas

É comum ouvir: “Agora vou lançar tudo no sistema”… mas “tudo” é muito vago. Dizer que vai lançar tudo no sistema tem um sentido muito parecido com ser chamado para sair sem saber para onde.

Quando incluir novas informações no software de gestão, tenha em mente um plano básico de entrada de dados e entenda que é possível evoluir conforme os objetivos são alcançados. Defina uma meta para aprimorar os lançamentos a cada etapa concluída, sempre tendo em mente suas prioridades.

Dica 6: Mantenha a regularidade

Dedique-se e tenha disciplina com os lançamentos no seu software de gestão de fazendas. “Falta de tempo” muitas vezes é um argumento de quem não dá prioridade para algo. Quando algo é importante, arrumamos tempo.

Se você não der a devida importância à gestão da sua fazenda, seu projeto com um software ou qualquer outra ferramenta de gestão dificilmente terá êxito. Assim, voltamos à dica de número um: enquanto sua mente estiver presa, você não conseguirá ter bons resultados.

Por exemplo, se você lançou o histórico de partos de uma matriz, deve manter os registros reprodutivos sempre em dia. Caso contrário, ao extrair informações no sistema, você terá que verificar se os dados estão atualizados, o que é mais demorado do que lançar a informação. Quando isso acontece, a responsabilidade pelo desempenho ruim acaba sendo terceirizada ao software.

Reflexão: O resultado é proporcional à energia e foco que colocamos no processo!